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Die Universität Kassel ist eine dynamische Universität mit rund 22.000 Studierenden. Sie hat ein außergewöhnlich breites Profil mit den Kompetenzfeldern Natur, Technik, Kultur und Gesellschaft.

Im Fachbereich Mathematik und Naturwissenschaften, Institut für Physik – Fachgebiet Experimentalphysik (Prof. Dr. René Matzdorf), ist baldmöglichst die folgende Stelle zu besetzen:

Beschäftigte:r im Verwaltungsdienst (m/w/d), EG 6 TV-H, unbefristet, Teilzeit (derzeit 20 Wochenstunden)

mit befristeter Gewährung eine Zulage nach EG 8 TV-H

Bewerbungsfrist:

24.05.2024

Einstellungsbeginn:

baldmöglichst

Kennziffer: 37291

Teilzeit mit der Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit einer/eines Vollzeitbeschäftigten.

Bis ca. Mitte Mai 2025 ist der Einsatz im Dekanatssekretariat des Fachbereichs für eine Mutterschutz- und Elternzeitvertretung geplant. Für diese Tätigkeit wird eine Zulage nach EG 8 TV-H gewährt. Eine Aufstockung der Arbeitszeit wird angestrebt.


Aufgaben:

• Verwaltungs- und Büroorganisation: Erstellen von Korrespondenz, selbstständige Bearbeitung von mündlichen und schriftlichen Anträgen, Terminorganisation, Aktenführung, Digitalisierte Archivierung, etc.

• Mitwirkung bei der administrativen Betreuung von Personalvorgängen (insb. Im Rahmen von Neueinstellungen, Urlaubs-/Krankmeldungen)

• Mitarbeit bei der Finanz- und Kostenstellenverwaltung: Überwachung der (Dritt-)Mittelausgaben, Beschaffungen (Angebote, Bestellungen, Leistungsüberwachung, Rechnungsprüfung), Fristenüberwachung

• Schreibarbeiten für das Fachgebiet


Im Dekanatssekretariat fallen folgende Aufgaben an:

• Verwaltungs- und Büroorganisation im Dekanatssekretariat: Erstellen von Korrespondenz, selbstständige Bearbeitung von mündlichen und schriftlichen Anträgen, Terminorganisation, Aktenführung, Digitalisierte Archivierung, etc.

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Begleitung von Sitzungen inkl. Protokollführung (insbesondere Fachbereichsrat)

• Selbstständige administrative Betreuung von Personalvorgängen (insb. Im Rahmen von Neueinstellungen, Urlaubs-/Krankmeldungen, Pflege der Personendatenbank des Fachbereichs)

• Mitwirkung bei Berufungsverfahren: Verwaltungstechnische und organisatorische Vorbereitung für die verfahrensmäßige Abwicklung von Berufungsverfahren

• Mitarbeit bei der Finanz- und Kostenstellenverwaltung: Überwachung der (Dritt-)Mittelausgaben, Beschaffungen (Angebote, Bestellungen, Leistungsüberwachung, Rechnungsprüfung), Fristenüberwachung


Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungsberuf oder im kaufmännischen Bereich. Der geforderte Abschluss muss spätestens zum Einstellungstermin vorliegen

• Langjährige kaufmännische Kenntnisse sowie Verwaltungserfahrung

• Gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift

• Erfahrung in digitalisierter Aktenführung

• Strukturiertes Denken und selbstständige Arbeitsweise

• Zuverlässigkeit und Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Organisationsgeschick

• Sicheres Auftreten, sorgfältige Arbeitsweise. Freundliche Umgangsformen, hohe Kommunikationsfähigkeit und sehr gute Rechtschreibung


Von Vorteil sind:

• Genaue Kenntnis der Hochschul- und Fachbereichsstruktur

• Sicherer Umgang mit büro- und hochschulspezifischen Softwareanwendungen (insb. MS Office, SAP, Campusmanagementsystem der HIS)

• Kenntnisse der Studien- und Prüfungsbestimmungen und der einschlägigen Erlasse und Verfügungen

• Gründliche und vielseitige Kenntnisse der Haushaltsbestimmungen und der Drittmittelrichtlinien

• Grundkenntnisse des TV-H und des Arbeitsrechts

• Kenntnisse im Reisekostenrecht

• Erfahrung im digitalisierten Informationsmanagement


Für Rückfragen steht Prof. Dr. Matzdorf (matzdorf(at)uni-kassel.de) oder Herr Dr. Sonntag (g.Sonntag(at)uni-kassel.de) zur Verfügung.


Unser Angebot:

als Beschäftigte:r der Universität Kassel

  • eröffnet sich Ihnen ein interessantes und vielfältiges Aufgabengebiet im Rahmen einer modernen und aufstrebenden Universität,
  • werden Sie Teil eines interdisziplinären Teams mit guter und kollegialer Arbeitsatmosphäre,
  • besteht für Sie die Möglichkeit, an fachlichen und überfachlichen Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen,
  • befindet sich Ihr Arbeitsplatz mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, der derzeit für Sie kostenlos nutzbar ist.

Profitieren Sie darüber hinaus von den vielfältigen Vorteilen eines Beschäftigungsverhältnisses im öffentlichen Dienst, wie u. a.:

  • einer zusätzlichen betrieblichen Altersversorgung (VBL),
  • einem optionalen Kinderzuschlag gem. TV-Hessen, einer familienfreundlichen Hochschule (u. a. Kinderbetreuung für Notfälle),
  • einer Jahressonderzahlung im Monat November,
  • einem Anspruch auf vermögenswirksame Leistungen,
  • einer Förderung des ehrenamtlichen Engagements,
  • einer kostengünstigen Teilnahme am Hochschulsport und am vollständigen Fitnessangebot im Rahmen von Unifit sowie der betrieblichen Gesundheitsförderung.

Weitere Stellen finden Sie unter stellen.uni-kassel.de

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen aussagekräftigen Unterlagen unter der Angabe der Kennziffer im Betreff über das Online-Formular. Weitere Informationen hierzu haben wir in unseren FAQ für Sie zusammengestellt

In Ausnahmefällen nehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen unter Nennung der Kennziffer auch in Papierform bzw. über das E-Mail-Postfach bewerbungen(at)uni-kassel.de entgegen.

Bitte reichen Sie bei postalischen Bewerbungen Ihre Unterlagen nur in Kopie (keine Mappen) ein, da diese nicht zurückgesandt werden können. Alle Unterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen, daher werden wir mit Ihren persönlichen Daten sorgfältig umgehen. Wenn Sie uns Ihre Daten geben, gestatten Sie uns damit die Speicherung und Nutzung im Sinne des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes. Hiergegen können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Ihre personenbezogenen Daten werden dann gelöscht.

Informationen nach Artikel 13 DS-GVO zur Erhebung personenbezogener Daten finden Sie unter:
https://www.uni-kassel.de/uni/datenschutz

Hinweise und FAQ zur Bewerbung auf ein Stellenangebot:
https://www.uni-kassel.de/uni/universitaet/stellenangebote/hinweise-und-faq-zur-bewerbung-auf-ein-stellenangebot

Die Universität Kassel ist in hohem Maße an der beruflichen Zufriedenheit ihrer Bediensteten interessiert. Sie ist ausgezeichnet als familiengerechte Hochschule und im Sinne der Chancengleichheit bestrebt, allen die gleichen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten und bestehenden Nachteilen entgegenzuwirken. Sie fördert den Family Welcome Service und bei wissenschaftlich und akademisch zu besetzenden Stellen auch den Dual Career Service. Es gehört zu den strategischen Zielen der Universität Kassel, den Anteil von Frauen in Forschung und Lehre deutlich zu steigern. Bewerbungen von Frauen sind deshalb besonders erwünscht. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber:innen erhalten bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung den Vorzug. Vollzeitstellen sind (außer bei der Besetzung von Beamtenstellen) grundsätzlich teilbar.


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