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Die Universität Kassel ist eine dynamische Universität mit rund 23.000 Studierenden. Sie hat ein außergewöhnlich breites Profil mit den Kompetenzfeldern Natur, Technik, Kultur und Gesellschaft.

In der Zentralen Einrichtung – Internationales Studienzentrum / Sprachenzentrum ist – vorbehaltlich einer noch zu treffen-den Personalmaßnahme - ist zum 01.01.2023 die folgende Stelle zu besetzen:

Beschäftigte:r im Verwaltungsdienst am Internationalen Studienzentrum / Sprachenzentrum: Geschäfts-zimmer I und II (m/w/d), EG 6 TV-H, unbefristet, Teilzeit (derzeit 20 Wochenstunden)

Bewerbungsfrist: 03.12.2022
Einstellungsbeginn: 01.01.2023
Kennziffer: 35572

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen aussagekräftigen Unterlagen unter der Angabe der Kennziffer im Betreff über das Online-Formular. Weitere Informationen hierzu haben wir in unseren FAQ für Sie zusammengestellt.

In Ausnahmefällen nehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen unter Nennung der Kennziffer auch in Papierform bzw. über das E-Mail-Postfach bewerbungen[at]uni-kassel[dot]de entgegen.

Bitte reichen Sie bei postalischen Bewerbungen Ihre Unterlagen nur in Kopie (keine Mappen) ein, da diese nicht zurückgesandt werden können. Alle Unterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet.

Teilzeit mit der Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit einer/eines Vollzeitbeschäftigten.

Für unsere Geschäftszimmer suchen wir eine versierte und zuverlässige Bürokraft mit guten Englischkenntnissen und Erfahrung in der (internationalen) Erstberatung, die langfristig Teil unseres internationalen Teams werden möchte.

Ihre Aufgaben:
1.) Erstberatung von Kursinteressenten zu unseren Kursen und Angeboten

  • Mündliche und schriftliche Auskünfte zu unseren Angeboten und Prozessen, auch englischsprachig

2.) Administration der Anmeldeprozesse und Verwaltung der Kurse

  • Administrative Unterstützung im Programmbereich (Verwaltung der anfallenden Kurs-, Bearbeitungs- und Prüfungsgebühren, Einhaltung der Fristen, Prüfen und Archivieren der Prüfungsunterlagen)
  • Pflege der Datenbank und der Homepage des Sprachenzentrums
  • Stellen von Raumanfragen im zentralen Raumbuchungssystem der Universität Kassel, Kommunikation mit den Kurskoordinator*innen
  • Mithilfe bei Prüfungen und Einstufungstests (Prüfungsaufsichten, Eintragen von Ergebnissen in Excel-Listen)

3.) Büroorganisation und Organisation des Geschäftszimmers

  • Überwachung der Fristen und Termine, Terminvergabe
  • Post / Korrespondenz / Ablage, Online-Anmeldung sowie Ausstellung von Zeugnissen
  • Ausgabe und Verwaltung von Büromaterial, Bestellwesen über SAP
  • Gegenseitige Vertretung der Kolleginnen aus Geschäftszimmern

4.) Zuarbeit Koordinator*innen und Geschäftsführung

  • Unterstützung bei der Erstellung von Übersichten, Aufbereitung von Daten für Berichte sowie Schreibarbeiten nach Anweisung
  • Ausgabe und Bereitstellung von Lehr- und Lernmedien, Lizenzen, Kommunikation mit Lehrbeauftragten
  • Ausstellung Hilfskraftverträge und Überwachung Arbeitszeitnachweis

Voraussetzungen:
1.) Formale Qualifikationen

  • Abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungs- oder kaufmännischen Beruf oder eine mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einem der ausgeschriebenen Stelle vergleichbarem Kontext (ggf. auch Erfahrung als langjährige studentische Hilfskraft)
  • Nachgewiesene einschlägige und umfassende Berufserfahrung in einer Verwaltungsstelle mit regem und internationalem Kundenkontakt, bevorzugt an einem Weiterbildungsträger / einer Hochschule
  • Einschlägige Erfahrung in der (deutsch- und englischsprachigen) Erstberatung im Weiterbildungs- oder Veranstaltungsbereich
  • Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf muttersprachlichem Niveau und gute, aktuelle Englischkenntnisse (benötigt wird ein B2 oder mindestens ein B1, wenn die Bereitschaft und Voraussetzung zu einem schnellen und intensiven Ausbau besteht. Sie sollten in der Lage sein, ein flüssiges Gespräch auf Englisch zu führen und gerne auch mit Hilfe von Übersetzungstools eine Mail in gutem Englisch zu schreiben.)

2.) Wichtige Qualifikationen, die aber ggf. auch noch on the job erworben werden können:

  • Berufserfahrung mit einer Datenbank
  • Idealerweise Typo-III-Kenntnisse (oder Kenntnisse anderer CMS-Systeme)
  • SAP-Kenntnisse und –praxis

3.) Soft Skills und persönliche Voraussetzungen:
Für diese Stelle in einem internationalen und vielseitig vernetzten Arbeitsumfeld sind die folgenden Voraussetzungen unabdingbar:

  • Offenheit und Erfahrung im Umgang mit Menschen aus verschiedenen Kulturen
  • Ein service- und teamorientiertes Arbeitsverhalten
  • Engagierte Mitarbeit in einem internationalen Team
  • Lösungsorientiertes und vernetztes (Mit)Denken und Arbeiten
  • Effiziente und selbstständige Arbeitsweise
  • Identifikation mit den Aufgaben eines Sprachenzentrums und seinen Zielen
  • Zuverlässigkeit
  • Etwas Flexibilität in Stoßzeiten (Semesterstart und Semesterende)

Bitte bewerben Sie sich mit den üblichen Unterlagen, einschließlich aussagekräftiger Arbeitszeugnisse. Bitte nennen Sie auch nach Möglichkeit eine Person aus Ihrem bisherigen Berufsleben (früherer Arbeitsgeber), die/der bereit wäre, eine Empfehlung für Sie abzugeben.

Für Fragen steht Frau Dr. Baumgärtel Tel.: +49 561 804-3797, E-Mail: baumg(at)uni-kassel.de, zur Verfügung.

Unser Angebot:

Als Beschäftigte:r der Universität Kassel
  • eröffnet sich Ihnen ein interessantes und vielfältiges Aufgabengebiet im Rahmen einer modernen und aufstrebenden Universität,
  • werden Sie Teil eines interdisziplinären Teams mit guter und kollegialer Arbeitsatmosphäre,
  • besteht für Sie die Möglichkeit, an fachlichen und überfachlichen Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen,
  • befindet sich Ihr Arbeitsplatz in zentraler Lage in der Stadt Kassel (bei einem Einsatz am Standort Holländischer Platz bzw. Wilhelmshöher Allee) mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, der derzeit für Sie kostenlos nutzbar ist.
Profitieren Sie darüber hinaus von den vielfältigen Vorteilen eines Beschäftigungsverhältnisses im öffentlichen Dienst, wie u. a.:

Weitere Stellen finden Sie unter stellen.uni-kassel.de

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen, daher werden wir mit Ihren persönlichen Daten sorgfältig umgehen. Wenn Sie uns Ihre Daten geben, gestatten Sie uns damit die Speicherung und Nutzung im Sinne des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes. Hiergegen können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Ihre personenbezogenen Daten werden dann gelöscht.

Informationen nach Artikel 13 DS-GVO zur Erhebung personenbezogener Daten finden Sie unter:
www.uni-kassel.de/go/ausschreibung-datenschutz

Die Universität Kassel ist in hohem Maße an der beruflichen Zufriedenheit ihrer Bediensteten interessiert. Sie ist ausgezeichnet als familiengerechte Hochschule und im Sinne der Chancengleichheit bestrebt, allen die gleichen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten und bestehenden Nachteilen entgegenzuwirken. Sie fördert den Family Welcome Service und bei wissenschaftlich und akademisch zu besetzenden Stellen auch den Dual Career Service. Es gehört zu den strategischen Zielen der Universität Kassel, den Anteil von Frauen in Forschung und Lehre deutlich zu steigern. Bewerbungen von Frauen sind deshalb besonders erwünscht. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber:innen erhalten bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung den Vorzug. Vollzeitstellen sind (außer bei der Besetzung von Beamtenstellen) grundsätzlich teilbar.
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