Logo
Die Universität Kassel ist eine dynamische Universität mit rund 25.000 Studierenden. Sie hat ein außergewöhnlich breites Profil mit den Kompetenzfeldern Natur, Technik, Kultur und Gesellschaft.

In der Zentralen Universitätsverwaltung – Abteilung Studium und Lehre – Bereich: Akademische Angelegenheiten – ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die folgende Stelle zu besetzen:

Key User - Dokumentenmanagement (m/w/d), EG 11 TV-H, unbefristet, Teilzeit (derzeit 30 Wochenstunden)

Bewerbungsfrist: 05.06.2021
Einstellungsbeginn: baldmöglichst
Kennziffer: 34013
Teilzeit mit 75 Prozent der regelmäßigen Arbeitszeit einer/eines Vollzeitbeschäftigten.

Die Universität Kassel führt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein, das auch im Aufgabenbereich der Abteilung Studium und Lehre Einsatz finden wird. Hierzu gehören mit Blick auf die Studierenden insbesondere Prozesse der Ein- und Umschreibung, der Bewerbung und des Zulassungsverfahrens etc., aber auch weitere Prozesse. Die Anbindung des DMS an das Campusmanagementsystem HISinOne sowie an weitere Anwendungen etwa im Bereich der Promotionsgeschäftsstelle oder des International Office benötigt in der Funktion eines Key-Users eine Person des First Level Supports innerhalb der Abteilung Studium und Lehre, welche federführend für die Fachabteilung die Prozessdigitalisierung, Verfahrensautomation und Dokumentenstruktur sowohl konzeptionell aufbaut und implementiert als auch im Regelbetrieb begleitet und weiterentwickelt. Neben umfangreicher Dokumentation und der Wissensvermittlung in Form von Anwendungsschulungen ist die Wahrnehmung lösungsorientierter Kommunikation in der Schnittstelle zwischen operativer Ebene (Fachabteilung) und dem IT-Servicezentrum der Universität Kassel (ITS) von besonderer Bedeutung.

Ihre Aufgaben:

  • Definition neuer bzw. Aktualisierung bestehender Prozesse in Zusammenarbeit der Abteilung Studium und Lehre mit dem ITS zur Rationalisierung und Qualitätssteigerung dokumentengestützter Vorgangsbearbeitungen der Abt. Studium und Lehre, etwa vermittels der neu zu entwickelnden Konzepte der elektronischen Studierendenakte und der elektronischen Bewerbungsakte
  • Entwicklung und Verwaltung des Rechte-Rollen-Konzeptes eigener Prozesse im Kontext der Studierendenverwaltung sowie weiterer Anwendungsgebiete im Zuständigkeitsbereich der Abteilung Studium und Lehre (u. a. Promotionsgeschäftsstelle, International Office)
  • Vergabe der Rollen an die Beteiligten der unterschiedlichen Prozesse
  • Definition neuer Dokumentarten in Zusammenarbeit mit dem IT-Servicezentrum und Definition von Kontexten zu deren Verwendung
  • Planung und Durchführung von Tests zur Qualitätssicherung neu zu implementierender DMS-Workflows bzw. vor Integration neuer System- oder Versionsreleases der unterschiedlichen relevanten Anwendungen
  • Überwachen der Schnittstellen für Im- und Export seitens des DMS
  • Unterstützung der Pflege von Prozesslandkarten
  • Dokumentation von DMS-Konfigurationen und Arbeitsanleitungen
  • Durchführung von Präsentations- und Schulungsveranstaltungen

Vorgesehen sind überdies die Mitwirkung bei weiteren Themen der Digitalisierung von Prozessen der Abteilung Studium und Lehre und die Übernahme IT-bezogener Aufgaben, etwa bei der Unterstützung der bereits vorhandenen IT-Beauftragten der Abteilung.

Voraussetzungen:

  • Erster berufsqualifizierender Hochschulabschluss (Bachelor/FH/Diplom I) oder abgeschlossene Verwaltungsausbildung in Verbindung mit einer Aufstiegsfortbildung zur/zum Fachwirt/in im Bereich der öffentlichen Verwaltung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in Verbindung mit einer Aufstiegsfortbildung zur/zum Fachwirt/in im kaufmännischen Bereich
  • Hohe Affinität zur Entwicklung und Nutzung IT-gestützter Prozesse in administrativen Kontexten
  • Besonders ausgeprägte Vermittlungs- und Kommunikationsfähigkeit, insbesondere im funktionsgemäßen Schnittfeld der technischen und der anwendungsbezogenen Seite
  • Gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Projektarbeit (idealerweise unter Anwendung agiler Methoden)
  • Sehr gute konzeptionelle und analytische Fähigkeiten
  • Fähigkeit, größere Zusammenhänge zu überblicken und Ergebnisse selbständig zu entwickeln
  • Fähigkeit zur zügigen und korrekten Aufgabenerfüllung auch unter Termin-/Zeitdruck
  • Lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Teamfähigkeit
  • Bereitschaft, sich erforderliches Fachwissen selbständig und eigenverantwortlich anzueignen

Von Vorteil sind:

  • Erfahrungen im Prozessmanagement und mit BPMN-Diagrammen
  • Erfahrungen mit Dokumentenmanagement Systemen (DMS), idealerweise am Beispiel von d3.ecm (Fa. d.velop AG)
  • Erfahrungen in der Schnittstellenintegration
  • Erfahrungen mit einem Campus Management System, idealerweise HISinOne
  • Kenntnisse der Hochschulzulassungs-, Immatrikulations- und Rückmeldeverfahren
  • Kenntnisse der Organisationsstruktur der Universität Kassel

Für Fragen steht Herr Mario Keim, Tel.: +49 561 804-2487, zur Verfügung.

Unser Angebot:

Als Beschäftigte*r der Universität Kassel
  • eröffnet sich Ihnen ein interessantes und vielfältiges Aufgabengebiet im Rahmen einer modernen und aufstrebenden Universität,
  • werden Sie Teil eines interdisziplinären Teams mit guter und kollegialer Arbeitsatmosphäre,
  • besteht für Sie die Möglichkeit, an fachlichen und überfachlichen Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen,
  • befindet sich Ihr Arbeitsplatz in zentraler Lage in der Stadt Kassel (bei einem Einsatz am Standort Holländischer Platz bzw. Wilhelmshöher Allee) mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, der derzeit für Sie kostenlos nutzbar ist.
Profitieren Sie darüber hinaus von den vielfältigen Vorteilen eines Beschäftigungsverhältnisses im öffentlichen Dienst, wie u. a.:

Weitere Stellen finden Sie unter stellen.uni-kassel.de

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen, daher werden wir mit Ihren persönlichen Daten sorgfältig umgehen. Wenn Sie uns Ihre Daten geben, gestatten Sie uns damit die Speicherung und Nutzung im Sinne des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes. Hiergegen können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Ihre personenbezogenen Daten werden dann gelöscht.

Informationen nach Artikel 13 DS-GVO zur Erhebung personenbezogener Daten finden Sie unter:
www.uni-kassel.de/go/ausschreibung-datenschutz

Die Universität Kassel ist in hohem Maße an der beruflichen Zufriedenheit ihrer Bediensteten interessiert. Sie ist ausgezeichnet als familiengerechte Hochschule und im Sinne der Chancengleichheit bestrebt, allen die gleichen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten und bestehenden Nachteilen entgegenzuwirken. Sie fördert den Family Welcome Service und bei wissenschaftlich und akademisch zu besetzenden Stellen auch den Dual Career Service. Es gehört zu den strategischen Zielen der Universität Kassel, den Anteil von Frauen in Forschung und Lehre deutlich zu steigern. Bewerbungen von Frauen sind deshalb besonders erwünscht. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber*innen erhalten bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung den Vorzug. Vollzeitstellen sind (außer bei der Besetzung von Beamtenstellen) grundsätzlich teilbar.

Bitte reichen Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen nur in Kopie (keine Mappen) ein, da diese nach Abschluss des Auswahlverfahrens nicht zurückgesandt werden können; sie werden unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet. Bewerbungen mit aussagekräftigen Unterlagen sind unter Angabe der Kennziffer im Betreff, gern auch in elektronischer Form, an den Präsidenten der Universität Kassel, 34109 Kassel bzw. bewerbungen[at]uni-kassel[dot]de, zu richten.
Zurück zur Übersicht