Beschäftigte:r im Verwaltungsdienst (m/w/d), EG 6 TV-H, unbefristet, Teilzeit (derzeit 26,67 Wochenstunden)

Teilzeit mit 66,67% der regelmäßigen Arbeitszeit einer/eines Vollzeitbeschäftigten unbefristet.

Aufgaben:

• Wahrnehmung und Durchführung der Verwaltungsaufgaben eines Studienkollegs
  • Aktenführung, Terminüberwachung, Beschaffung
  • Vorbereitung und Weiterleitung der Lehraufträge und Hilfskraftverträge, Überprüfen der Stundenerklärung der Lehrbeauftragten
  • Mitbeantragung und Abrechnung von Exkursionen, Dienstreisen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Statistiken
  • Post, Ablage, Erledigung von Schriftverkehr für die Leitung
  • Pflege der Homepage
• Wahrnehmung der Organisationsaufgaben eines Studienkollegs
  • Mitarbeit bei der Koordination des Lehr- und Prüfungsbetriebs
  • Erstellung von Stundenplänen, Raumplanung, Raumbuchung
  • Mitarbeit bei der Ausstellung der Zeugnisse, Führung der Notenlisten, Protokoll der Notenkonferenzen
• Unterstützung bei der Beratung der Bewerber:innen für das Studienkolleg und Betreuung der Kollegiat:innen
  • Bearbeitung von Anfragen, Arbeit mit Uni-Assist und Zusammenarbeit mit Studierendensekretariat bei ergänzenden Prüfungen der Bewerbungsunterlagen, Unterstützung und Betreuung der Bewerber:innen und Kollegiat:innen

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r oder im kaufmännischen Bereich, wie z. B. Veranstaltungskaufmann/-frau, oder einschlägige Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
• Nachgewiesene einschlägige Berufserfahrung in einer Verwaltungsstelle mit regem und internationalem Kundenkontakt, bevorzugt an einem Weiterbildungsträger oder einem International Office oder vergleichbaren Einrichtungen
• Einschlägige Erfahrung in der (deutsch- und englischsprachigen) Erstberatung, vorzugsweise im Weiterbildungsbereich
• Einschlägige Erfahrung im Bereich der Büroorganisation, sicherer Umgang mit Office-Anwendungen
• Sehr gute und absolut sichere Deutschkenntnisse in Wort- und Schrift, gute Englischkenntnisse zur Erteilung von Auskünften in der Erstberatung
• Für diese Stelle in einem internationalen und vielseitig vernetzten Arbeitsumfeld sind weiterhin unabdingbar: ein service- und teamorientiertes Arbeitsverhalten, selbstständige Arbeitsweise, Identifikation mit den Aufgaben und Zielen eines Studienkollegs, hohe interkulturelle Kompetenz, Zuverlässigkeit
• In den Stoßzeiten (Aufnahmeprozess und Prüfungszeit, d.h. insbesondere im Zeitraum Mai-Anfang Juli eines jeden Jahres) erwarten wir besondere Flexibilität sowie die Bereitschaft zur Übernahme von bis zu 30 Stunden Mehrarbeit (vergütet oder in Freizeit ausgleichbar)

Von Vorteil sind:

• Berufserfahrung mit einer Datenbank, sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in die entsprechenden Verwaltungsvorschriften und in die Prüfungsordnung der Feststellungsprüfung
• Idealerweise Typo-III-Kenntnisse (oder Kenntnisse anderer CMS-Systeme) sowie SAP-Kenntnisse und -praxis bzw. die Bereitschaft zur Einarbeitung

Für Rückfragen steht Frau Dr. Baumgärtel, Tel.: +49 561 804-3797, zur Verfügung.

Unser Angebot:

als Beschäftigte:r der Universität Kassel

• eröffnet sich Ihnen ein interessantes und vielfältiges Aufgabengebiet im Rahmen einer modernen und aufstrebenden Universität,
• werden Sie Teil eines interdisziplinären Teams mit guter und kollegialer Arbeitsatmosphäre,
• besteht für Sie die Möglichkeit, an fachlichen und überfachlichen Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen,
• befindet sich Ihr Arbeitsplatz mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, der derzeit für Sie kostenlos nutzbar ist.

Profitieren Sie darüber hinaus von den vielfältigen Vorteilen eines Beschäftigungsverhältnisses im öffentlichen Dienst, wie u. a.:

• einer zusätzlichen betrieblichen Altersversorgung (VBL),
• einem optionalen Kinderzuschlag gem. TV-Hessen, einer familienfreundlichen Hochschule (u. a. Kinderbetreuung für Notfälle),
• einer Jahressonderzahlung im Monat November,
• einem Anspruch auf vermögenswirksame Leistungen,
• einer Förderung des ehrenamtlichen Engagements,
• einer kostengünstigen Teilnahme am Hochschulsport und am vollständigen Fitnessangebot im Rahmen von Unifit sowie der betrieblichen Gesundheitsförderung.

Weitere Stellen finden Sie unter stellen.uni-kassel.de

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen aussagekräftigen Unterlagen unter der Angabe der Kennziffer im Betreff über das Online-Formular. Weitere Informationen hierzu haben wir in unseren FAQ für Sie zusammengestellt.

In Ausnahmefällen nehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen unter Nennung der Kennziffer auch in Papierform bzw. über das E-Mail-Postfach bewerbungen(at)uni-kassel.de entgegen.

Bitte reichen Sie bei postalischen Bewerbungen Ihre Unterlagen nur in Kopie (keine Mappen) ein, da diese nicht zurückgesandt werden können. Alle Unterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen, daher werden wir mit Ihren persönlichen Daten sorgfältig umgehen. Wenn Sie uns Ihre Daten geben, gestatten Sie uns damit die Speicherung und Nutzung im Sinne des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes. Hiergegen können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Ihre personenbezogenen Daten werden dann gelöscht.

Informationen nach Artikel 13 DS-GVO zur Erhebung personenbezogener Daten finden Sie unter:
https://www.uni-kassel.de/uni/datenschutz

Hinweise und FAQ zur Bewerbung auf ein Stellenangebot:
https://www.uni-kassel.de/uni/universitaet/stellenangebote/hinweise-und-faq-zur-bewerbung-auf-ein-stellenangebot

Die Universität Kassel ist in hohem Maße an der beruflichen Zufriedenheit ihrer Bediensteten interessiert. Sie ist ausgezeichnet als familiengerechte Hochschule und im Sinne der Chancengleichheit bestrebt, allen die gleichen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten und bestehenden Nachteilen entgegenzuwirken. Sie fördert den Family Welcome Service und bei wissenschaftlich und akademisch zu besetzenden Stellen auch den Dual Career Service. Es gehört zu den strategischen Zielen der Universität Kassel, den Anteil von Frauen in Forschung und Lehre deutlich zu steigern. Bewerbungen von Frauen sind deshalb besonders erwünscht. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber:innen erhalten bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung den Vorzug. Vollzeitstellen sind (außer bei der Besetzung von Beamtenstellen) grundsätzlich teilbar.